O monitoramento de equipe externa é uma atividade essencial para todas as empresas que necessitam de colaboradores atuando em campo.
Seja do setor de vendas, telecomunicação, manutenção ou qualquer outro segmento, o acompanhamento das atividades desenvolvidas é fundamental para o aumento da produtividade e dos resultados em geral.
Se você trabalha com gestão de equipes externas, certamente deve ter algumas das preocupações abaixo.
- Como saber se os horários estão sendo cumpridos?
- Se as visitas estão sendo realizadas?
- Se as metas estão sendo batidas?
- Se o serviço está sendo bem executado e dentro do prazo?
- Onde estão cada um dos membros da equipe?
Se você está em busca de formas de melhorar o monitoramento de equipe externa, então continue acompanhando este artigo, pois além de falar sobre a importância dessa prática, ainda vamos dar 5 dicas que vão te ajudar no desempenho dessa tarefa.
O que é monitoramento de equipe externa (e o que não é)
Antes mesmo de falarmos sobre a importância de se fazer o monitoramento de equipe externa, é importante esclarecer o que essa prática envolve.
Ao ouvir a frase “monitoramento de equipe externa”, automaticamente muitas pessoas tendem a pensar em vigilância, como se fosse um verdadeiro “BBB”. No entanto, deve ficar claro que não se trata de um controle movido por desconfiança, mas sim de um acompanhamento das atividades visando bons resultados.
Tal prática não é realizada apenas para garantir a maior qualidade do serviço entregue, mas também pensando na segurança dos times de campo, garantindo-lhes maior qualidade de vida e o suporte necessário para o desempenho de suas funções.
Deve ficar claro que o acompanhamento de equipe externa é realizado para o crescimento, tanto da empresa como do colaborador enquanto profissional. Por meio dele, é possível:
- Conhecer as habilidades individuais de cada funcionário;
- Dar feedbacks;
- Identificar falhas nas atividades desenvolvidas;
- Planejar e desenvolver estratégias;
- Implementar melhorias;
- Dentre várias outras possibilidades.
A importância do monitoramento de equipe externa
O monitoramento é uma etapa muito importante da gestão de equipes externas. É por meio dele que é possível acompanhar as atividades desenvolvidas pelos colaboradores em campo, bem como o desempenho individual de cada um dos membros da equipe.
Um bom monitoramento de equipe externa possibilita muitos ganhos para a empresa, tais como:
- Maior organização da equipe;
- Redução do tempo ocioso;
- Aumento da produtividade;
- Otimização do uso de recursos como tempo e mão de obra;
- Acompanhamento das atividades desenvolvidas;
- Acompanhamento do desempenho individual de cada colaborador.
Por outro lado, também vale destacar que o não monitoramento de equipe externa pode gerar sérios problemas para a empresa, como por exemplo:
- Baixo desempenho da equipe;
- Necessidade de retrabalhos;
- Atraso nas entregas;
- Não batimento de metas;
- Perda de vendas;
- Perda de clientes;
- Dentre tantos outros.
Agora que você já sabe do que se trata o monitoramento de equipe externa e entende sua importância para as empresas, vamos dar algumas dicas para te ajudar no desempenho desta tarefa.
5 dicas para um melhor monitoramento de equipe externa
Confira algumas dicas que preparamos para te ajudar a monitorar equipes externas no dia a dia de sua empresa.
1 – Utilização de dados em nuvem
A utilização de dados em nuvem é uma forte tendência para o acompanhamento e controle no gerenciamento de equipe externa, proporcionando benefícios como acessibilidade, mobilidade, segurança e informações em tempo real.
Essa prática ainda é capaz de gerar economia de tempo e de custos, atuando de forma segura, ágil e escalável para empresas de diferentes setores.
2 – Utilização de agenda
O conceito de agenda, aliado aos avanços da tecnologia proporcionam ferramentas extremamente úteis no dia a dia das empresas.
Por meio de um aplicativo de agenda, como o Google Calendar, por exemplo, é possível marcar visitas, atribuir aos responsáveis e compartilhar informações entre gestor e equipe de campo.
Dessa forma o gestor tem fácil acesso aos agendamentos, e pode tanto marcar compromissos para os membros da equipe como acompanhar a rotina de cada colaborador.
3 – Uso de software de CRM
Outra forma de realizar o monitoramento de equipe externa, por meio do acompanhamento das atividades realizadas pelos colaboradores, é fazendo uso de um software de CRM (Customer Relationship Management).
Em uma equipe de vendas, por exemplo, que utiliza esse tipo de software, os responsáveis pelo atendimento podem ir atualizando o status de cada cliente, conforme as tarefas vão sendo realizadas pelos colaboradores e o prospect avança na jornada do cliente.
É possível classificá-lo em diferentes estágios, de acordo com as atividades já realizadas pelos colaboradores, como:
- À contactar;
- Orçamento enviado;
- Reunião agendada;
- Reunião realizada;
- Aguardando aprovação;
- Dentre outros.
Alguns CRMs ainda possuem uma agenda interna, que pode ser integrada com dispositivos móveis. O cruzamento das informações do software com a agenda, pode oferecer informações importantes para o acompanhamento de equipe externa, como se as visitas agendadas estão sendo cumpridas, por exemplo.
4 – Uso de um aplicativo de ponto eletrônico
Os aplicativos de ponto eletrônico também são exemplos de ferramentas capazes de melhorar o monitoramento de equipe externa. Dentre outras funções, eles possibilitam ao funcionário bater o ponto de onde quer que esteja.
Por meio da tecnologia de geolocalização, o gestor tem acesso a localização e hora exatas em que o funcionário inicia ou finaliza suas atividades. Em alguns até é possível registrar informações como paradas para descanso ou almoço.
Alguns desses aplicativos permitem ao gestor montar equipes e gerenciar permissões, possibilitando o acompanhamento da jornada de trabalho de todo o time.
É possível gerar relatórios com o resumo dos horários de ponto, bem como contabilizar automaticamente as horas trabalhadas de cada membro da equipe, o que facilita também no registro de horas extras.
Conheça alguns exemplos de aplicativos de ponto eletrônico que possibilitam esse monitoramento de equipe externa.
Confira abaixo o vídeo institucional de um dos exemplos citados, o Tangerino, e entenda melhor o seu funcionamento.
5 – Suporte de empresas especializadas, como a Maplink
Uma das frentes de atuação da Maplink é justamente voltada para empresas que necessitam de equipes atuando em campo, de modo a otimizar a gestão dessas equipes externas. Seja utilizando o sistema de mapas para um planejamento de rotas eficiente, ou para buscar informações de endereço, telefone, etc. pelo Maps.
Um exemplo prático disso é a integração do Google Maps com uma ferramenta de CRM, como o Agendor. Nesta plataforma é possível inserir os dados dos clientes que serão visitados e, graças a integração com o Maps, o CRM indicará a melhor rota a ser percorrida para realizar todas as visitas, com base em dados de trânsito atualizados em tempo real.
De dentro da empresa, o gestor ainda pode fazer o monitoramento de equipe externa, acompanhando o progresso de cada um de seus colaboradores. Esse é apenas um dos exemplo de otimização que nossa plataforma é capaz de proporcionar à sua empresa.
Conte com a Maplink para te ajudar no monitoramento de equipe externa!
O monitoramento de equipe externa é um verdadeiro desafio para muitos gestores. Por isso, é sempre bom poder contar com um suporte especializado, capaz de auxiliar no planejamento de pontos como esse e tantos outros.
A Maplink, por exemplo, desenvolve junto com o seu time de TI soluções que permitem utilizar a inteligência de geolocalização para melhorar a integração entres os canais online e offline, por meio da integração do seu sistema com a API do Google Maps. Mas quais os benefícios disso na prática?
- Além de criar roteiros de visitas otimizados;
- Pode também checar estabelecimentos que são possíveis prospects;
- Economizar tempo de deslocamento da equipe, mostrando rotas mais rápidas e com menos trânsito;
- E muitas outras possibilidades!
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