S&OP o SOP son las siglas (en inglés) de Sales and Operations Planning o planificación de ventas y operaciones. Es una práctica orientada a la alineación entre sectores, con el fin de optimizar el desempeño general de una empresa. De ahí que comprender cómo implementar S&OP es el primer paso para mejorar tus resultados.
En este artículo te mostraremos la importancia de este tipo de actividad para tu negocio, cómo puede ayudar a eliminar cuellos de botella y, finalmente, cómo implementar S&OP en tu empresa.
¿Por qué tu negocio debería implementar S&OP?
En el entorno empresarial, la falta de planificación puede generar cuellos de botella que obstaculizan el crecimiento de tu negocio y perjudican la rentabilidad de tus operaciones.
Por ejemplo: si el volumen de producción de tu empresa es menor que la demanda del mercado, perderás ventas debido a la falta de bienes. Lo mismo ocurrirá si, en un caso alterno, tienes capacidad productiva, pero no tienes acceso a la cantidad necesaria de materia prima.
Por otro lado, si la producción es muy superior a la demanda, habrá un gran volumen de productos estancados, que están en riesgo de dañarse y aumentar tus costos de almacenamiento, lo que se traduce en pérdidas para tu negocio.
Estos son solo algunos ejemplos de los problemas que la falta de planificación puede crear para tu empresa. Esto sucede porque existe una cadena productiva, en la que un error en las etapas iniciales puede generar pérdidas al final de la misma.
Ahora quizás te estás preguntando: «¿Cómo soluciono estos problemas y evito que vuelvan a ocurrir?» La respuesta es simple: con la alineación entre los sectores de la empresa mediante la implementación de un S&OP.
¿Cómo puede la implementación de S&OP eliminar los cuellos de botella?
Como su nombre lo indica, la Planificación de Ventas y Operaciones es una actividad colaborativa entre sectores que hace posible la alineación entre operaciones y ventas, permitiendo que cualquier empresa opere a su máxima capacidad.
En la práctica, esto significa que al pronosticar la demanda con anticipación es posible establecer metas, ajustando la compra de insumos y el volumen de producción de acuerdo con las expectativas de ventas para un periodo determinado.
Si te das cuenta, todo esto depende de una sincronía entre las acciones de cada uno de los sectores involucrados, lo cual tiene una lógica básica detrás: Para que el S&OP tenga éxito, es necesario el diálogo entre los responsables de estos sectores.
Además, es importante prestar atención a las fluctuaciones del mercado en periodos estacionales, como feriados o Black Friday, considerando el historial de ventas de la empresa en esos momentos.
¿Cómo implementar S&OP?
El proceso de implementación de S&OP en una empresa debe seguir ciertos pasos, como puedes ver en la siguiente infografía:
Ahora, veamos en detalle lo que significa cada etapa de una planificación de ventas y operaciones:
1 – Recopilación de datos o pronóstico de ventas
El propósito de este primer paso es pronosticar la demanda futura en función del historial de ventas reciente de la empresa. Para ello, es necesario utilizar modelos estadísticos y una encuesta detallada de datos, considerando aspectos como:
- volumen de ventas
- capacidad de producción
- capacidad de stock
- entre otros
En general, se consideran los datos del mes anterior, a excepción de periodos estacionales, como el Día de la Madre, Black Friday, Navidad, etc. En estas situaciones se pueden tener en cuenta los datos del mismo periodo del año anterior, ajustándolos a la realidad actual de la empresa.
2 – Planificación de demanda o ventas
Con base en los datos recolectados en la primera etapa, el sector comercial debe realizar sus proyecciones para el próximo periodo, considerando fluctuaciones del mercado, acciones competitivas, etc.
Aquí es donde se hace la primera planificación de ventas, definiendo estrategias de venta, ajustes de precios, campañas promocionales, etc.
3 – Planificación de operaciones
En la tercera etapa, la planificación se traslada al sector de operaciones, que se encarga de analizar la viabilidad de las proyecciones realizadas por el equipo comercial, haciendo las adaptaciones necesarias para la realidad de la empresa. Para ello, algunas posibles preguntas son:
- ¿Habrá suficientes insumos?
- ¿Quiénes serán los proveedores?
- ¿La capacidad de producción actual podrá satisfacer la demanda proyectada?
- ¿Hay espacio para almacenar los bienes producidos?
El objetivo de esta etapa es precisamente reducir el riesgo de errores en la planificación, con el fin de incrementar la eficiencia y, en consecuencia, maximizar los beneficios. Para ello, se plantean diferentes posibles escenarios, buscando identificar restricciones y puntos defectuosos, con el fin de proponer soluciones que hagan factible la operación.
4 – Reunión Pré-S&OP – Establecimiento del escenario
En la reunión pre-S&OP deben estar presentes los gerentes y representantes de los sectores de la empresa.
El objetivo es analizar los escenarios planteados en el paso tres, seleccionando los más prometedores y organizando la información y recomendaciones que se transmitirán a la alta dirección en el siguiente paso.
5 – Reunión S&OP – Consolidación de estrategias
También llamada Reunión Ejecutiva S&OP, involucra a los principales tomadores de decisiones dentro de la empresa.
Aquí se discuten y validan los principales escenarios, consolidando la estrategia que se debe implementar a partir de ese momento.
Este es el final del proceso. Sin embargo, ahora que sabes cómo implementar S&OP, debes haber entendido que es un proceso cíclico, lo cual implica que debe estar en constante mejora para adaptarse a los diferentes momentos del mercado y mantenerse al día con el crecimiento de tu negocio.
Si deseas ver más detalles sobre cómo implementar S&OP en tu empresa, puedes ver el video a continuación:
¿Tienes claro cómo implementar S&OP en tu empresa?
El éxito en la implementación de S&OP depende de la alineación entre las expectativas y la realidad de los diferentes sectores de una empresa. Cuanto mejor preparado esté, mejores serán los resultados. Pero para eso es necesario invertir en todas las áreas, equilibrando la contribución de cada persona a los resultados.
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