Plano de Ação para Prevenção de Perdas: o que é? Como fazer?

Alguns dos passos fundamentais para a criação de um plano de ação para prevenção de perdas são:

1. Conheça muito bem a empresa em que atua;
2. Realize o mapeamento das perdas;
3. Identifique as causas das perdas;
4. Elabore estratégias de intervenção;
5. Documente todos os processos e procedimentos;
6. Integre seu plano à cultura da empresa;
7. Monitoramento e aperfeiçoamento.

De acordo com a Pesquisa ABRAPPE de Perdas no Varejo Brasileiro, publicada em 2019, o índice médio de perdas no setor em 2018 foi de 1,38% sobre o faturamento líquido das empresas, o que corresponde a cerca de 21,46 bilhões de reais.

Esse recorte já nos dá uma boa noção dos impactos que esse tipo de perda pode causar no faturamento de uma empresa, apontando para a necessidade da criação de um plano de ação para prevenção de perdas.

Se você caiu de paraquedas neste assunto e não sabe por onde começar, pode relaxar, pois neste artigo vamos esclarecer o que significa prevenção de perdas, além de dar um direcionamento para que você entenda como elaborar um plano de ação para prevenção de perdas na sua empresa.

O que significa prevenção de perdas?

Antes de entender o que é prevenção de perdas é necessário compreender a que nos referimos quando falamos em perdas, que é basicamente qualquer evento que gera impactos negativos na lucratividade de um negócio. Alguns exemplos de tipos de perdas são:

• desperdícios de recursos;
• roubo de cargas e furtos nas lojas;
• mercadorias avariadas, extraviadas ou com prazo de validade expirado;
• fraudes de cheques ou cartões;
• atraso no recebimento de insumos/mercadorias;
• retrabalhos devido a erros ou falta de padronização nos processos;
• equipamentos, materiais ou espaços físicos danificados.

Cabe à prevenção de perdas buscar formas de reduzir ou evitar que esses prejuízos ocorram. E é aqui que entra o Plano de Ação para Prevenção de Perdas.

Por que é tão importante investir em um plano de ação para prevenção de perdas?

Toda empresa está sujeita a perdas que comprometem a rentabilidade de suas operações e reduzem sua margem de lucro. A única saída para resolver esse problema é investir em um plano de ação para a prevenção de perdas, a fim de reduzir, controlar e prevenir esses eventos que geram tantos prejuízos.

Como montar um plano de ação para prevenção de perdas?

A implementação de um plano de ação voltado para a prevenção de perdas requer planejamento. Do contrário, dificilmente surtirá os resultados esperados. Confira alguns passos indispensáveis para o sucesso de suas ações:

1 – Conheça muito bem a empresa em que atua

Este é o passo mais básico e também um dos mais importantes, afinal, tanto para identificar problemas quanto soluções, você precisará conhecer a fundo o funcionamento da empresa em que atua, o que inclui seus principais processos, clientes, fornecedores, líderes, gestores, colaboradores e afins.

2 – Realize o mapeamento das perdas

O próximo passo para a elaboração do seu plano de ação é o mapeamento das perdas e vulnerabilidades. Neste ponto, quanto mais minuciosa for a sua avaliação, menores serão as chances de deixar escapar uma coisa ou outra.

Analise cuidadosamente todos os processos realizados dentro da empresa. Faça um levantamento do estoque, cruze informações com o inventário, identifique pontos de desperdício e gargalos, ou seja, um mapeamento completo de tudo o que possa impactar o faturamento da empresa de forma negativa.

3 – Identifique as causas das perdas

Após o levantamento de todas as perdas e vulnerabilidades, você deve investigar quais são suas causas e seu impacto sobre o faturamento da empresa. Essas medidas permitem identificar os pontos de intervenção e ainda servem de base para o monitoramento dos resultados do seu plano de ação para prevenção de perdas.

Digamos que você tenha uma loja e identifique que um dos tipos de perdas mais frequentes se dá pelo furto de mercadorias. Alguns exemplos de perguntas que podem orientar sua investigação:

• que tipo de mercadoria está sendo furtada?
• onde elas ficam expostas?
• os furtos são realizados pelo público externo ou por colaboradores?
• quanto esses furtos representam para o faturamento da loja?

4 – Elabore estratégias de intervenção

Agora que você já sabe quais são os principais tipos de perdas que afetam sua empresa e suas causas, é hora de definir as estratégias para reduzir, controlar e prevenir esses problemas.

Voltando ao exemplo anterior, alguns exemplos de estratégias de intervenção para reduzir os furtos seria a instalação de câmeras ou mesmo a contratação de seguranças para a loja. Já se o problema estiver relacionado a falhas operacionais, uma boa saída é investir em treinamentos, a fim de capacitar seus colaboradores.

5 – Documente todos os processos e procedimentos

Boa parte das falhas e desperdícios que ocorrem em uma empresa se dão pela falta de padronização na execução de atividades. Uma forma de solucionar esse tipo de problema é documentando todos os processos e boas práticas em uma espécie de manual. Assim você garante alinhamento e máxima eficiência.

6 – Integre seu plano à cultura da empresa

É importante destacar que o sucesso de um plano de prevenção de perdas depende diretamente da conscientização e engajamento de todos os envolvidos. Afinal, de nada adianta estabelecer metas e condutas para apenas uma parte dos envolvidos. Dessa forma, será impossível atingir as metas e o plano provavelmente fracassará.

Da diretoria aos colaboradores, todos precisam estar cientes do seu papel e da importância de sua participação para a prevenção de perdas na empresa.

7 – Monitoramento e aperfeiçoamento

Para garantir que sua intervenção realmente esteja funcionando conforme o esperado, é necessário realizar o acompanhamento e aperfeiçoamento constantes.

Para isso, você precisará definir os indicadores que devem ser monitorados regularmente, a fim de acompanhar os efeitos de suas ações, bem como os pontos de melhoria. Desta forma, você consegue resultados cada vez melhores, gerando impactos significativos no faturamento da empresa.

No vídeo abaixo você pode se aprofundar um pouco mais no assunto e conferir alguns exemplos práticos de prevenção de perdas no setor de varejo.

Como a Maplink pode contribuir com seu plano de ação para prevenção de perdas?

A elaboração de um plano de prevenção de perdas requer atenção e amplo conhecimento a respeito da empresa. Muitas vezes a solução para prevenir perdas passa pelo uso da tecnologia, que pode ser uma forte aliada na busca por melhorias nos processos mais vitais para o funcionamento do seu negócio.

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• Maior agilidade e melhora na comunicação entre cliente e empresa, garantindo uma experiência de compra muito mais positiva para o consumidor;
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• Redução de custos por meio da automatização de atividades, eliminação do uso de papel e otimização dos deslocamentos ao agrupar trabalhos geograficamente próximos;
• Acesso a dados atualizados, que facilitam o acompanhamento de métricas e indicadores que garantem a satisfação dos clientes;
• Melhora na rentabilidade, devido ao aumento da produtividade da equipe.

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Eder Dore